Assistenz/Sekretariat der Werkleitung (m/w/d)

JenaKultur steht für viele besondere Momente im Leben der Menschen unserer Stadt und ihrer Gäste. Kulturarena und Jenaer Philharmonie. Volkshochschule Jena und Musik- und Kunstschule Jena. Die Ernst-Abbe-Bücherei und die Städtischen Museen Jena. Volksbad Jena und Volkshaus Jena. Tourismus und Kulturmarketing. Und vieles mehr. Ob für Jung oder Alt. Ob bewahrend oder zukunftsorientiert. Unsere Einrichtungen und Themen sind vielfältig und stets lebendig.

Seit der Gründung im Jahr 2005 stellen unsere heute mehr als 350 Mitarbeiter:innen mit jedem Projekt, jedem Kurs, jedem Konzert und jeder Veranstaltung unter Beweis, mit welcher Leidenschaft sie Kultur leben und für Jena weiterentwickeln.

Im Sekretariat der Werkleitung (Geschäftsführung), als zentrale Schnittstelle für alle Einrichtungen und der übergreifenden Bereiche von JenaKultur, soll die o.g. Stelle ab 01.06.2026, vertretungsweise befristet für die Zeit des Mutterschutzes und der anschließenden Elternzeit (voraussichtlich bis August 2027) besetzt werden.

Ihre Aufgaben

selbständige Wahrnahme der Sekretariatsorganisation und zentrale Ansprechperson für den Eigenbetrieb sowie für unsere Kund:innen
Priorisierung von Kontaktanfragen und Terminmanagement für die Geschäftsführung
Vor- und Nachbereitung von Dienstberatungen u. ä. Terminen inklusive entsprechender Protokollierung; im Vertretungsfall Protokollierung in zugeordneten städtischen Gremien
Verwaltungsaufgaben inkl. Postbearbeitung
Bearbeitung einzelner kaufmännischer Vorgänge wie bspw. die Beschaffung von Büromaterial
Assistenz bei der Organisation und Koordination von projektbezogenen Aufgaben
Planung und Organisation von Dienstreisen

Ihr Profil

abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich bspw. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation
einschlägige Berufserfahrung in den oben genannten Aufgabenbereichen
ausgeprägtes Organisationstalent mit hoher Kundenorientierung und eine strukturierte, zuverlässige, selbstständige und diskrete Arbeitsweise
sicheres Auftreten und ein hohes Maß an Sozialkompetenz und Einfühlungsvermögen, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
sicherer Umgang mit einschlägier Software und Office-Anwendungen
Deutschkenntnisse entsprechend dem C1-Sprachniveau des gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)

Unser Angebot an Sie

Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich Jahressonderzahlung, Leistungsprämie und einer betrieblichen Altersvorsorge
befristete Vollzeitbeschäftigung (39 Wochenstunden)
Arbeitszeiten im Rahmen von Gleitzeit und in Abhängigkeit der Terminsetzung der Werkleitung und des Werkausschusses
modern ausgestatteter Arbeitsplatz im historischen Volksbad Jena
Fortbildungsmöglichkeiten, 30 Tage Erholungsurlaub und ggf. mobiles Arbeiten möglich

Haben Sie Interesse die Werkleitung engagiert und eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten zu unterstützen? Eine gute Ausdrucksweise gepaart mit sehr guten Rechtschreibkenntnissen runden Ihr Profil ab? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Dafür steht Ihnen bevorzugt unser Online-Bewerbungsportal zur Verfügung. Nutzen Sie dafür den Button „Online-Bewerbung“ bis spätestens 23.03.2026.

Alternativ besteht die Möglichkeit, eine aussagefähige Bewerbung per E-Mail als zusammenhängendes PDF-Dokument an jenakultur-bewerbungen@jena.de oder an folgende Postanschrift zu übersenden:

JenaKultur, Personal/Organisation, Knebelstraße 10, 07743 Jena.

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

www.jenakultur.de/karriere