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Assistenz/Sekretariat der Werkleitung (m/w/d)

JenaKultur steht für viele besondere Momente im Leben der Menschen unserer Stadt und ihrer Gäste. Kulturarena und Jenaer Philharmonie. Volkshochschule Jena und Musik- und Kunstschule Jena. Die Ernst-Abbe-Bücherei und die Städtischen Museen Jena. Volksbad Jena und Volkshaus Jena. Tourismus und Kulturmarketing. Und vieles mehr. Ob für Jung oder Alt. Ob bewahrend oder zukunftsorientiert. Unsere Einrichtungen und Themen sind vielfältig und stets lebendig.

Seit der Gründung im Jahr 2005 stellen unsere heute mehr als 280 Mitarbeiter:innen mit jedem Projekt, jedem Kurs, jedem Konzert und jeder Veranstaltung unter Beweis, mit welcher Leidenschaft sie Kultur leben und für Jena weiterentwickeln.

Zur Verstärkung des Sekretariatsteams der Werkleitung (Geschäftsführung), als zentrale Schnittstelle für alle Einrichtungen und der übergreifenden Bereiche von JenaKultur, soll die o.g. Stelle ab 01.08.2024 (bzw. schnellstmöglich), vertretungsweise befristet für die Zeit des Mutterschutzes und der anschließenden Elternzeit (voraussichtlich bis November 2025) besetzt werden.

Ihre Aufgaben

  • selbständige Wahrnehmung der Sekretariatsorganisation und zentrale Ansprechperson für den Eigenbetrieb sowie für unsere Kund:innen
  • Terminmanagement inkl. Postbearbeitung
  • Priorisierung von Kontaktanfragen und Terminen für die Geschäftsführung
  • Vor- und Nachbereitung von Dienstberatungen u.ä. Terminen inklusive entsprechender Protokollierung
  • Verwaltungsaufgaben inkl. kaufmännischer Sachberarbeitung
  • Assistenz bei der Organisation und Koordination von projektbezogenen Aufgaben

Ihr Profil

  • abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich bspw. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation
  • einschlägige Berufserfahrung in den oben genannten Aufgabenbereichen
  • ausgeprägtes Organisationstalent mit hoher Kundenorientierung und eine strukturierte, zuverlässige, selbstständige und diskrete Arbeitsweise
  • sicheres Auftreten und ein hohes Maß an Sozialkompetenz und Einfühlungsvermögen, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
  • sicherer Umgang mit einschlägier Software und Office-Anwendungen
  • Bereitschaft und Interesse, das Thema Digitalisierung im Arbeitsbereich weiterzuentwickeln

Unser Angebot an Sie

  • Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich Jahressonderzahlung, Leistungsprämie und einer betrieblichen Altersvorsorge
  • befristete Teilzeitbeschäftigung (85% zu Vollzeit)
  • Arbeitszeiten im Rahmen von Gleitzeit und in Abhängigkeit der Terminsetzung der Werkleitung und des Werkausschusses
  • modern ausgestatteter Arbeitsplatz im historischen Volksbad Jena
  • Fortbildungsmöglichkeiten, 30 Tage Erholungsurlaub und ggf. mobiles Arbeiten möglich

Haben Sie Interesse die Werkleitung engagiert und eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten zu unterstützen? Eine gute Ausdrucksweise gepaart mit sehr guten Rechtschreibkenntnissen runden Ihr Profil ab? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Dafür steht Ihnen bevorzugt unser Online-Bewerbungsportal zur Verfügung. Nutzen Sie dafür den Button „Online-Bewerbung“ bis spätestens 08.07.2024.

Alternativ besteht die Möglichkeit, eine aussagefähige Bewerbung per E-Mail als zusammenhängendes PDF-Dokument an jenakultur-bewerbungen@jena.de oder an folgende Postanschrift zu übersenden:

JenaKultur, Personal/Organisation, Knebelstraße 10, 07743 Jena.

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

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www.jenakultur.de/karriere

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